Questions & réponses

eyevip est un logiciel de gestion d'événements qui te permet de gérer tes invitations et inscriptions 100% en ligne et qui t'accompagne dans toutes les phases de ton événement. eyevip est un outil simple et intuitif pour tous : les responsables d'événements, les responsables du marketing, mais aussi les assistant·e·s personnels au PDG. Avec eyevip, tu donnes à toute l'organisation un outil qui permet d'économiser des coûts, du temps et des nerfs. La gestion d'événements devient ainsi vraiment agréable.

Le logiciel eyevip a été développé en tant que produit de l'agence .eyecatcher AG, qui se spécialise depuis 1998, entre autres, dans le développement de solutions logicielles individuelles. En 2016, eyevip a été transformé en une entreprise indépendante, eyevip cloud AG.

eyevip est utilisé avec succès depuis plusieurs années par une variété d'entreprise. Avec des milliers d'événements et plusieurs millions d'invitations, eyevip s'est avéré être l'un des outils les plus vendus dans le domaine de la gestion des invitations et des inscriptions en Suisse. Notre clientèle apprécie particulièrement la facilité d'utilisation et la modularité de l'outil, ainsi que notre infrastructure moderne conforme aux normes de sécurité les plus élevées.

eyevip est 100% en ligne. Tu peux donc accéder à tes événements et listes d'invités à tout moment via un navigateur Web. Après avoir créé ton compte eyevip, tu peux directement te connecter et commencer à planifier ton événement. Actuellement, nous ne proposons pas de version d'eyevip qui peut être téléchargée et installée localement sur un ordinateur.

La manière la plus rapide et la plus simple de tester eyevip est ici. Ici, tu peux tester le processus d'inscription et les invitations via notre événement de démonstration. Tu as également la possibilité d'organiser une démo par partage d'écran directement via le formulaire de contact.

eyevip est 100% en ligne. Tout ce dont tu as besoin, c'est d'un ordinateur avec un navigateur web récent et une connexion à Internet.

Pour pouvoir utiliser eyevip, tu as besoin d'une des licences disponibles. Tu peux l'obtenir en contactant directement notre équipe. Appelle-nous au +41 43 499 29 19 ou utilise notre formulaire de contact.

Selon la complexité et les exigences, notre logiciel de gestion d'événements est opérationnel pour toi en quelques heures.

Bien sûr, eyevip ne remplace pas les rencontres personnelles. Nous créons des rencontres ! Nous simplifions les processus et permettons de planifier plus efficacement et d'obtenir plus de ton événement.

Nous proposons différents modèles de licence pour l'utilisation d'eyevip. Informe-toi simplement ici sur les différentes possibilités. Selon tes besoins, nous proposons également des paquets de licence sur mesure qui te permettent d'être encore plus flexible.

Absolument. eyevip est modulaire et tu n'utilises et ne payes que ce dont tu as vraiment besoin. Nous proposons des solutions rapides et économiques non seulement aux grandes entreprises, mais aussi aux petits organisateurs et/ou agences.

eyevip est conçu de manière modulaire et peut être complété par des fonctions individuelles. Tu ne paies que ce dont tu as besoin. Tu trouveras ici tout ce qui est important concernant les fonctions et les services.

Nous misons sur le contact personnel avec notre clientèle. Tu peux obtenir toutes les extensions en échangeant directement avec un interlocuteur de notre équipe. Nous nous ferons un plaisir de te conseiller sur tes exigences et de te proposer une solution adaptée à tes besoins.

Tu trouveras ici des informations sur les prix et les modèles de licence.

Si tu utilises eyevip pour plusieurs événements par an ou si tu obtiens une licence pour un nombre illimité d'événements par an, la durée minimale du contrat est d'un an. L'abonnement peut être résilié au plus tard 30 jours avant l'expiration du contrat (des exceptions s'appliquent aux installations Private Cloud et OnPremise). Sans résiliation, la licence est automatiquement renouvelée pour une année supplémentaire.

Notre logiciel de gestion d'événements eyevip est conçu pour améliorer l'ensemble de tes événements. Avec eyevip, tu augmentes les taux d'inscription et de participation, tu optimises les processus à forte intensité de travail et tu réduis les coûts grâce à une automatisation intelligente des e-mails. Les utilisateurs et utilisatrices peuvent individualiser chaque aspect de la communication avec des e-mails et des pages d'atterrissage personnalisées et ciblées. De plus, tu élimines le chaos d'Excel et gères efficacement ta liste d'invités. eyevip te permet d'envoyer automatiquement des e-mails de rappel à toutes les personnes invitées qui n'ont pas encore répondu à ton invitation. Avec un deuxième et un troisième envoi, tu peux encore augmenter ton taux d'acceptation. Dans l'ensemble, eyevip ne réduit pas seulement tes coûts en remplaçant les frais d'impression et d'affranchissement pour l'envoi des invitations, mais fournit également des statistiques en temps réel. Tu peux ainsi quantifier ton Return on Investment (ROI) et transmettre une mesure directe du succès à toutes les parties prenantes. Notre clientèle bénéficie d'une réelle plus-value tout au long de la chaîne de création de valeur.

RGPD signifie Règlement général sur la protection des données. Avec cette loi sur la protection des données pour tous les États membres de l'UE, les entreprises qui traitent des données personnelles ont été rendues plus responsables. Une bonne nouvelle pour toi : eyevip est déjà conforme au RGPD depuis 2018 et répond ainsi aux principales exigences fixées par la nouvelle loi suisse sur la protection des données.

En principe, le règlement général sur la protection des données s'applique à toutes les entreprises qui ont leur siège dans l'UE. Mais dans les cas suivants, tu es également soumis à cette réglementation si ton entreprise est située en dehors de l'UE :

• Tu as un établissement dans l'UE
• Tu traites des données personnelles de citoyens de l'UE (personnes physiques) résidant dans l'UE

Le RGPD te concerne si tu invites des personnes privées résidant en Allemagne ou de France, à ton événement en Suisse. Dans ce cas, tu traites les données de ces personnes, ce qui signifie que tu dois absolument te pencher sur la loi sur la protection des données de l'UE.

Les données personnelles, selon le RGPD, sont les informations qui concernent une personne spécifique et qui peuvent être utilisées pour l'identifier :

• Anniversaire
• Adresse e-mail
• État civil
• Adresse
• Données du compte
• Opinion politique
• Religion
• Adresse IP
• Cookies du navigateur
• Photos
• Couleur des cheveux
• Poids
• Histoire médicale
• Données de fitness
• Fiche de temps
• Salaire
• Témoignages

Oui, absolument. Dans le cadre de la gestion des inscriptions, tu traites des données personnelles. Il est particulièrement important que tu informes tes invité·e·s sur les données traitées et dans quel but. Dans eyevip, tu peux faire un lien vers ta propre politique de confidentialité dans le formulaire d'inscription.

En principe, tu ne dois demander que les informations nécessaires dans le cadre de la gestion de tes invités. Bien sûr, ce n'est pas toujours simple. Parfois, les allergies, les handicaps ou la religion peuvent jouer un rôle pour que tu puisses prendre tes mesures (choix des menus, accès sans barrière, salles de prière, etc.) Ici, le principe est simple : moins, c'est mieux.

Absolument. Dans eyevip, l'option opt-out est intégrée par défaut dans chaque modèle, afin que tes contacts puissent se désinscrire de ta communication. Cela fonctionne de la même manière que pour ta communication par newsletter, que tu réalises probablement en dehors d'eyevip.

Avec toutes les installations eyevip, nous avons actuellement une disponibilité de 99,95%. Nous visons une disponibilité de 99,98%. Cependant, comme pour tout système basé sur le web, les problèmes de connexion à Internet ou les pannes peuvent temporairement empêcher l'accès à tes données.

Nos serveurs se trouvent dans deux centres de données géo-redondants conformes à la norme ISO-27001 de la Finma en Suisse. Grâce à nos clients des secteurs de l'assurance et de la banque, nous passons régulièrement des évaluations de sécurité (évaluation indépendante de la sécurité) et des pen-tests (test de sécurité du logiciel). Si tu le souhaites, nous pouvons également installer eyevip sur un serveur dans un pays de l'UE.

Selon le modèle de licence, le support est déjà inclus dans ta cotisation annuelle. Si ce n'est pas le cas, nous proposons différents forfaits d'assistance que tu peux acheter en plus de ta licence.

Les services suivants sont inclus dans nos forfaits d'assistance standard :

• Conception
• Design
• Programmation (demandes de changement, petits nouveaux développements)
• Prestations de niveau senior, sur une base horaire
• Soutien de premier, deuxième et troisième niveau
  (9.00-17.00, les jours ouvrables dans le canton de Zurich)

Le forfait d'assistance expire dès qu'il n'y a plus de crédit d'heures. Il n'y a pas de renouvellement automatique.

Pour plus de détails, n'hésite pas à nous contacter directement.

Oui, notre plateforme d'assistance est disponible gratuitement pour toute notre clientèle. En fonction de ta licence eyevip, tu recevras également une assistance gratuite par e-mail. Nous traitons généralement tes demandes en quelques heures. Nous sommes à ta disposition 5 jours par semaine de 9h00 à 17h00.

Nous convenons également de contrats de niveau de service (SLA) avec toi si tu souhaites des services d'assistance plus étendus. Contacte-nous directement si tu es intéressé.

Pas de problème. Avec eyevip, tu n'as besoin d'aucun matériel supplémentaire, sauf ton propre ordinateur. Nous proposons un hébergement et un support complets, tu peux donc compter sur nous pour l'infrastructure et les ressources informatiques.

eyevip est simple, professionnel et organisé. Un véritable talent d'organisation qui te décharge de toutes les tâches durant toutes les phases de ton événement. Avec eyevip, tu peux rendre les processus plus efficaces et minimiser ainsi l'effort global de l'organisation. eyevip est 100% en ligne. Tu économises ainsi du temps et de l'argent. Avec la personnalisation de ton processus d'inscription, tu crées même une valeur ajoutée émotionnelle considérable pour tes invité·e·s.

C'est très simple. Avec les statistiques respectives dans ton aperçu de l'événement, tu peux voir à tout moment l'état actuel des inscriptions. Dans les statistiques de chaque événement, tu peux voir combien de personnes sont invitées, qui a accepté, qui s'est désisté et à qui tu dois envoyer un rappel – le tout en un coup d'œil et en temps réel.

Oui, tu peux télécharger un modèle Excel à partir de ton événement, remplir les données de tes invité·e·s et les télécharger à nouveau facilement. Après ton événement, tu peux télécharger les données finales des participant·e·s pour les stocker localement ou pour faire une autre évaluation.

L'inscription à ton événement est sûre, rapide et si simple que tes invité·e·s y prendront même plaisir. Avec la gestion des inscriptions en ligne, tu réduis tes coûts d'invitations par courrier et n'a pas à coordonner différents prestataires de services pour cela. Dans un premier temps, tu crées ton site web et tes invitations e-mails dans eyevip. Puis, tu envoies tes invitations avec le lien vers l'inscription par e-mail à ta liste de contacts. Ceux-ci atterrissent sur ton formulaire d'inscription et le remplissent. Si ton événement est public, tu peux également publier le lien vers l'inscription sur ton site web ou tes réseaux sociaux.

Nous rendons l'expérience agréable pour toi et tes convives.

Oui, bien sûr. Cela fonctionne avec un simple téléchargement Excel. Pour cela, tu dois sauvegarder les données de tes invité·e·s dans une structure prédéfinie au format Excel. Ensuite, tu peux télécharger cette liste dans eyevip. Toutes les informations sont alors disponibles en ligne dans la liste d'invités.

Notre solution de contrôle des entrées contient la liste d'invités complète. Tu peux ainsi trouver facilement une personne invitée qui se présente à l'événement, sans s'être inscrite auparavant. Tu peux également ajouter manuellement de nouvelles personnes à la liste en quelques clics. Tout ce dont tu as besoin, c'est d'un accès à Internet et d'un accès à ton compte eyevip. 

Bien sûr, tu peux aussi envoyer tes invitations par la poste. Les invité·e·s peuvent alors s'inscrire sur une page de renvoi avec un code personnel. C'est à toi de décider comment tu souhaites organiser le processus d'invitation. Nous te conseillerons avec plaisir.

Avec eyevip, tu peux envoyer des invitations e-mail en quelques étapes.

Chaque personne invitée reçoit son invitation personnalisée par e-mail et accède à un formulaire d'inscription pré-rempli, dans lequel elle peut fournir des informations supplémentaires.

Une fois le formulaire envoyé, l'invité·e accède à une page de renvoi avec des informations supplémentaires et reçoit une confirmation d'inscription automatique avec tous les détails.

D'après notre expérience, cela dépend généralement de plusieurs facteurs.
Nous avons constaté que si tu envoies des invitations un mardi vers 10 heures, les taux d'ouverture et de réaction sont considérablement plus élevés que les autres jours et à d'autres moments de la semaine.

Grâce à une gestion intégrée des rôles et des permissions, tu peux déterminer toi-même ce que les autres personnes de ton équipe peuvent voir ou faire dans eyevip. Pour simplifier la gestion des rôles, nous recommandons d'organiser l'attribution des permissions en fonction des responsabilités, des fonctions et des compétences dans ton entreprise.

Nous te conseillons volontiers

Absolument. Avec eyevip, tu peux faire créer des modèles d'e-mails et de pages de destination entièrement personnalisées selon ton CI/CD.

Nous proposons des modèles complètement adaptés à tes spécifications de design ou nous pouvons également nous contenter de petites adaptations. N'hésite pas à nous contacter directement. Nous serons ravis de te conseiller.

Dans sa version actuelle, eyevip est une application optimisée pour les ordinateurs de bureau. Cependant, toute la communication pour les invité·e·s est optimisée pour tous les terminaux. Cela signifie que tes contacts peuvent répondre aux invitations facilement, même en déplacement.

Nous nous assurons, par des tests, que le contenu Web est optimisé pour les versions récentes des navigateurs et qu'il fonctionne correctement. Le contenu Web est compatible à partir des versions de navigateur suivantes (ou plus récentes) : Internet-Explorer 11, Firefox 26.0, Safari 5.2, Chrome 40.0, Opera 12.2.